RFID信息化檔案管理解決方案
在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處，經常可以看到管理人員為找到需要的資料而焦急忙碌。快速查找，提高管理效率成為檔案管理迫切需要解決的問題，目前國內檔案館運用的改善方法主要是運用檔號和條形碼標記形式用于內部的排架和定位，及實物檔案的物流管理。此傳統(tǒng)的檔案管理方式仍存在檔案查詢、盤點困難，處理時間長等低效率現(xiàn)象。
一、檔案管理的現(xiàn)狀與問題
1.檔案入庫流程繁瑣且低效
傳統(tǒng)的管理方式，檔案入館后先進行分類、排序，并裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種傳統(tǒng)管理方式耗費大量人工和時間，手工處理方式使得管理流程繁瑣且低效。
2.檔案存放次序較易被打亂
檔案管理一般都按分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和不可避免的人為疏忽錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，檔案存放變得越來越無序。
3.檔案查閱耗時長
隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，檔案查找日漸困難。一旦所需查找的檔案沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。
4.檔案的盤點操作不科學
由于檔案數(shù)量眾多且檔案材料都封裝在檔案盒內，一般盤點只能清點到檔案盒的數(shù)量，如果需要盤點完整的檔案材料信息，只能靠人工識別并記錄，那將是一項十分龐大的工程。
5.對失效檔案的管理滯后
檔案管理中需要經常性銷毀處理沒有價值的過期檔案，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點工作的困難，造成管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理，形成大量冗余檔案。
二、信息化檔案管理解決方案
鑒于以上傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術)技術的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。
1.RFID應用于檔案管理的優(yōu)點
· 非接觸式數(shù)據采集。無需打開檔案盒，閱讀器在粘貼有RFID電子標簽的檔案盒前經過，就可以采集到檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息。
· 快速掃描，且一次性數(shù)據處理量大。RFID閱讀器可以同時采集上百個標簽，這比傳統(tǒng)條碼掃描方式要快超過100倍。
· 和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據存儲介質相比，電子標簽存儲信息量大，使用壽命長，可重復使用。
· 安全性高。電子標簽的數(shù)據存取具有加密機制，無法偽造和非法篡改信息。
· 電子標簽抗污染性能強和耐久性好，對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。
· 體積小、形狀多樣。電子標簽基本不受尺寸大小與形狀限制，用于檔案管理適應性強。
· 可重復使用。 RFID標簽可以重復擦寫存儲的數(shù)據，方便檔案信息更新，而條形碼印刷上去之后就無法更改。
· 穿透性和無屏障閱讀，RFID標簽被覆蓋在紙張、木材或塑料等非金屬材質下仍能穿透通信。而條形碼掃描必須在近距離且沒有物體阻擋的情況下才可讀取信息。
· 電子標簽具有EAS防盜功能，配合門型通道讀寫器，可以很好的防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。
2.RFID檔案管理系統(tǒng)架構
3.應用實施方案
· 電子標簽選擇
一般來說，檔案庫房的面積較小，可選擇高頻或超高頻(HF/UHF)頻段的讀寫器和無源電子標簽。RFID標簽根據用途不同可以分為檔案標簽和儲位標簽。
· 標簽信息項的設定
檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。
庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區(qū)間及數(shù)量。
· 標簽安裝
將檔案電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質材質，利于RFID標簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內放置少量干燥劑。
而儲位標簽在儲位不需要調整或者標簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲位標簽直接安裝在儲位正下方的支撐橫梁上。
· 固定閱讀器安裝
在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，固定閱讀器通過有線或無線網絡的方式將信息實時上傳至后臺服務器。
· 移動手持閱讀器的使用
用于檔案資料盤點、順架清理。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案順架盤點。
4.RFID檔案管理系統(tǒng)工作流程
· 檔案入館
.盤點
由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據庫中的數(shù)據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。
· 查閱
· 安全管理
安全管理子系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案館現(xiàn)場的實時監(jiān)控與異常警報功能，以防止檔案被毀、被盜等。
· 防毀管理
每份檔案入館時先精確測量其重量、頁碼等物理特性, 并存入RFID數(shù)據管理系統(tǒng), 由監(jiān)控模塊對這些信息進行監(jiān)控。在檔案被查閱后歸還時，管理員對該檔案的物理特性再次進行檢測，并與檔案借出之前的數(shù)據核對，從而可以及時發(fā)現(xiàn)檔案有沒有被撕毀、缺失等。
· 防盜管理
所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報。
· 銷毀管理
在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，銷毀管理子系統(tǒng)將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。同時，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統(tǒng)發(fā)出無線指令，由各檔案盒上的RFID標簽反饋回保管期限信息，實現(xiàn)對檔案的有效期管理。